Perkembangan dunia usaha di Indonesia, dewasa ini telah
memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. Terbukti dengan semakin menjamurnya
berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik
itu skala kecil maupun besar. Salah satunya adalah Event Organizer.
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event
Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun
non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. Misal; peluncuran suatu
produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan
dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk
kepanitian (in-house production) dan event organizer yang mengarah pada
profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. Apabila
dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai
pula tugas orang-orang yang terlibat di
dalam kepanitiaan. Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi,
meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya
akan tetap berlangsung.
Tahapan Menyelenggarakan Event
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah
kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini
beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
1. Konsep yang
menarik dan kreatif
2. Proses tahapan
pembuatan event
3. Eksekusi event
yang significant
Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis
dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun
global (update). Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan
dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus berani
melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu
sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus
memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas
acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan
tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,”
Proses Tahapan Pembuatan Event
1. Mencari konsep
yang kreatif.
2. Menuangkan
konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3. Membentuk tim
untuk event yang akan di selenggarakan.
4. Membicarakan
konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran), kemudian
menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan
pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan
proposal.
6. Menyebarluaskan
proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow
up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon sponsor.
8. Menghubungi
seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut pendukung
lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9. Melakukan kontrak
kepada semua pihak
10. Melakukan
technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diperlukan
melakukan konferensi pers
12. Melakukan
publikasi
13. Merekruit
sesuai dengan kebutuhan
14. Siap melakukan
loading dan akhirnya eksekusi
Penyelenggara acara (Inggris:Event organizer) adalah istilah
untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa
dialihbahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya
disebut EO Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client)
untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena
keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa
EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional
sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Eksekusi Event Yang Significant
1. Pemilihan
orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di
event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi,
seksi konsumsi, dll..
2. Pemilihan
supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan,
konsumsi, dll.
3. Membuat rundown
acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event
harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6. Sesering mungkin
meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima kasih.
7. Menjaga keamanan
dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau sejenisnya.
8. Hasil acara
diliput di media cetak / elektronik.
Jenis-jenis EO
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat
dikategorikan menjadi:
• One Stop Service
Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga
skala internasional sekalipun.
• MICE : Kependekan
dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di
bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
• Brand Activation
; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam
rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen,
dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
• Musik dan
Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
• Penyelenggara
Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta
pernikahan.
• Penyelenggara
Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
• Penyelenggara Pribadi:
E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi
orang kaya.
Kalo memang tertarik untuk menampilkan kreativitas, sekarang
saatnya belajar untuk me-manage diri sendiri dan orang lain. Yang berjiwa
pemipin mungkin bisa ditunjuk sebagai ketua panitia. Yang jago ngomong dan
ngerayu bisa di jadiin humas atau marketing yang fungsinya mencari sponsor dan
mempromosikan acara. Yang jago ngedesign bisa dijadiian tim kreatif buat
proposal dan media promosi. Terus tinggal cari yang gaul dan lincah buat
dikasih tanggung jawab saat acara berlangsung. Terpenting di sini adalah
kerjasama yang solid
Kecerdasan atau kesanggupan seseorang itu terbagi:
1% adalah inspirasi, dan 99% adalah cucuran keringat atau
usaha keras.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Isi komentarnya ya.. tapi jangan spam lho...