Cara membuat konsep acara
yang menarik bak seorang event organizer profesional? Bisa loh! Kamu tidak
perlu menyewa jasa event organizer untuk mendapatkan acara yang menarik dan
mendapatkan pujian dari para tamunya. Kamu bisa melakukan perencanaannya
sendiri sehingga bisa lebih berhemat dan konsep acara yang kamu inginkan pun
bisa lebih sesuai keinginan.
Selain perencanaan
yang matang serta kerja tim yang baik, berikut ini tips atau cara membuat
konsep acara yang menarik ala event organizer:
Menyusun Tema dan Konsep Acara
Apa saja yang
menentukan kesuksesan sebuat event atau acara? Salah satunya adalah tema dan
konsep! Ketika kamu memilih konsep dan tema yang menarik, otomatis bisa menular
pada elemen lainnya dalam acara tersebut.
Untuk menentukan tema
dan konsep acara, kamu bisa melakukan “brainstorming” ide bersama tim. Lalu
kumpulkan ide mereka dan lakukan voting konsep serta tema mana yang akan
dipilih.
Pembagian Tugas yang Jelas
Setelah menentukan
tema dan konsep, maka selanjutnya kamu harus membagi tugas yang jelas atau
membentuk panitia acara. Kamu bisa membagi panitia dalam beberapa divisi dan
pastikan setiap devisi memiliki job desk yang jelas, kalau perlu mencatat job
desknya tersebut.
Selain memastikan
tugas yang kamu berikan pada masing-masing anggota tim sesuai engan minatnya,
pastikan juga mereka tidak kebingungan saat menjalankannya.
Pertemuan Intens
Penting loh untuk
membuat jadwal pertemuan secara intens di masa persiapan acara. Pertemuan ini
bisa semakin mematangkan konsep acara dan mendekatkan anggota tim sehingga
lebih solid. Komunikasi antar anggota tim pun bisa terjalin lebih baik lagi
dengan diadakannya pertemuan ini.
Pastikan pertemuan ini
berjalan santai dan tidak kaku karena pekerjaan perencanaan acara ini
mengutamakan kreativitas. Kamu juga bisa melakukan pertemuan di kafe atau
tempat-tempat lainnya yang penuh inspirasi. Mengingat ide konsep yang menarik
bisa datang saat kondisi sedang santai di tempat yang penuh inspirasi juga.
Membuat Anggaran
Langkah selanjutnya
adalah membuat daftar apa saja yang kamu butuhkan untuk acara ini. Mulai dari
perlengkapan yang harus dibeli, sewa tempat, sampai hal lainnya yang sesuai
dengan konsep serta tema acara.
Setelah membuat daftar
kebutuhan maka lanjutkan dengan melakukan budgeting. Membuat budgeting atau
anggaran ini akan membantu kamu mengetahui gambaran biaya operasional yang
dibutuhkan untuk mewujudkan acara.
Membuat Rundown Acara dari Jauh-jauh Hari
Tidak sedikit loh yang
membuat rundown acara saat mendekati hari H. Padahal hal itu bisa membuat acara
berantakan karena kurangnya persiapan dari setiap anggota tim.
Membuat rundown acara
jauh-jauh hari ini bisa membantu anggota tim memahami secara mendalam alur acara.
Rundown yang dibuat jauh-jauh hari ini pun bisa membuat seluruh anggota tim
mengetahui arah acara yang akan digelar dan tentunya persiapannya lebih matang.
Membuat Timeline
Jangan lupakan
timeline! Membuat timeline dalam perencanaan suatu acara sangat penting loh
karena bisa mengontrol perencanaan acara tersbeut. Misalnya, seminggu sebelum
hari H, sudah sampai mana persiapannya? Apa saja yang masih kurang? Apakah
sudah matang persiapannya?
Untuk membuat timeline
ini, kamu bisa mulai dengan mendata apa saja yang harus dilakukan setiap
anggota tim dan tentukan deadlinenya. Menentukan deadline ini bukan berarti
kamu berniat menekan setiap anggota tim, tetapi sekedar memastikan mereka tidak
menunda kewajibannya dalam melaksanakan tugasnya.
Setelah timeline dibuat,
jangan lupa untuk melakukan follow up pada semua anggota tim. Seperti apa saja
yang sudah dibuat, apa masalahnya dan berikan solusi. Kegiatan ini bisa
meminimalisir kesalahan yang terjadi di acara nantinya.
Plan A dan Plan B
Kamu bisa merencanakan
tetapi Tuhan lah yang menentukan. Bisa saja kamu sudah merencanakan sebuah
acara sematang mungkin, tetapi tiba-tiba misalnya cuaca tidak mendukung. Maka
untuk mengatasi hal-hal yang tidak terduga, sebaiknya kamu telah membuat plan B.
Plan B ini misalnya,
jika kamu hendak melangsungkan sebuah acara di outdoor. Maka buatlah rencana B
dengan menyediakan tenda, atau memastikan ada sbeuah ruangan indoor yang bisa
menampung tamu jika hujan turun.
Pentingnya Kerjasama Tim
Konsep acara yang kamu
miliki memang menarik, perencanaan pun sudah dilakukan dengan matang. Namun
semua hal tersebut bisa rusak jika kerjasama timnya tidak baik.
Bisa dikatakan
kerjasama tim menjadi elemen penting dalam menentukan kesuksesan sebuah acara
loh. Kerjasama tim akan baik salah satunya dengan menjaga komunikasi. Jangan
sampai terjadi salah komunikasi sehingga menimbulkan kesalahpahaman yang
mungkin berujung perpecahan di dalam tim.
Tidak hanya saat
perencanaan, kerjasama tim dan komunikasi yang baik di antara mereka juga
penting terjadi saat acara berlengsung.
Perlu kamu ingat,
sebuah acara yang sukses tidak hanya tergantung pada hari H berlangsung dengan
lancar atau tidak. Tetapi kesuksesan acara juga bergantung pada proses
perencanannya, dan kerjasama tim menjadi hal yang paling penting.
Semoga informasi cara
membuat konsep acara yang menarik bak event organizer ini bisa membantu kamu
mewujudkan sebuah acara yang menarik dan sukses.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Isi komentarnya ya.. tapi jangan spam lho...